Pludselig bliver Allan sygemeldt på ubestemt tid med stress, og resten af ledergruppen står tilbage i chok.

Ingen af jer havde set den komme, der var ingen tegn. Eller måske, han var nok blevet lidt mere stille, og han var vist heller ikke så sjov længere. Der havde muligvis også været flere sygedage end normalt, men alligevel. I holder ledermøder hver uge, og I har en god og åben tone.

Hvorfor sagde han ikke noget?

Det er dét spørgsmål de fleste kolleger sidder tilbage med, når én i ledergruppen bliver ramt, og det er der typisk tre årsager til.

1. ”Sådan er det jo” – en farlig spiral sætter ind

Et menneske, der har været stressbelastet gennem længere tid, vil få en række stresssymptomer, der nedsætter præstationen. Dårlig koncentrationsevne betyder, at man bruger længere tid på sine opgaver. Når hukommelsen svigter, må man genbesøge sit arbejde, tjekke en ekstra gang om man nu også fik sendt dén mail eller sat alarmen til.

Afbrudt og manglende søvn betyder, at hovedet kun fungerer på nedsat kapacitet, og måske medfører smerter i hoved, mave eller krop, at man – meget mod sin vilje – ikke er i stand til at arbejde hele dage.

Hvor søvn, ro og restitution ville have repareret de kognitive funktioner, sætter vi ind med det modsatte; vi klør på for at komme i mål.

Hermed sætter vi gang i en negativ spiral hvor, 1) jo mere vi knokler på, 2) desto dårligere får vi det, og 3) desto værre præsterer vi. Ergo er der brug for at knokle endnu mere på, vi får det endnu dårligere etc.

Er der ekstra tryk på i en periode, så giver vi den en ekstra skalle. Det, kan de fleste ledere skrive under på, er en naturlig del af jobbet, og det fungerer fint, så længe der er perioder med restitution ind imellem.

At knokle på, stå det igennem og komme i mål er altså den normale adfærd. Medmindre Allan kender sig selv rigtigt godt eller har været ramt af stress før, vil han bare gøre som han og alle andre plejer, når der er pres på.

2. ”Det er mig, den er gal med” – identiteten er på spil

Fordi der for de fleste ledere er et stort overlap mellem ens lederjob og identitet, rammer ovenstående spiral både selvværd og selvtillid (Friis Andersen og Kingston, 2016).

Tanker som, ”alle de andre kan jo godt” og ”det er mig, den er gal med”, gør det næsten umuligt at åbne op og be’ om hjælp.

Hvilken leder har lyst til at indrømme, at han ikke kan klare mosten?

Det er ens selvbillede og identitet, der er på spil. Derfor gør man alt for at fungere normalt og skjule udadtil, hvor slemt det står til inden i.

Allan reagerer helt efter bogen, og imens bliver situationen kun værre.

3. ”Der er ikke noget at gøre” – man er fastlåst

Stressbelastningen betyder, at overblikket er væk, ressourcerne er små, og selv rutineopgaver kan virke uoverstigelige. Evnen til at overskue og løse komplekse problemstillinger er ikke længere til stede – heller ikke ift. ens egen situation.

Selvom de fleste på et eller andet plan godt klar over, at situationen ikke er god, evner de færreste således at gøre noget ved den.

At melde klart ud, at man har det ad H til, at man ikke forstår hvorfor, og at man ikke selv kan pege på en løsning, er for de fleste ledere ikke en mulighed.

Velmenende ord som ”pas nu på dig selv” eller ”sig til, hvis du har brug for hjælp” er meningsløse, for man ved ikke længere, hvordan man kan passe på sig selv, eller hvad andre vil kunne hjælpe med.

Situationen er fastlåst, og Allan oplever, at der ikke er nogen løsninger.

Tre indsatser til at imødegå stress i ledergruppen

Ovenstående mekanismer er dybt forankret både menneskeligt og kulturelt – vi kan derfor ikke bare fjerne dem. I stedet kan I i ledergruppen arbejde med følgende tre indsatser.

A. Fælles viden, sprog og forståelse

Få klarhed over viden og myter, så I får en fælles forståelse af, hvordan I spotter tegn og tilgår et sårbart emne.
Er man forberedt på at blive mødt med modstand, hvis man gør opmærksom på sin bekymring over for en kollega, bliver det nemmere ikke at tage det personligt, og i stedet insistere på hjælp.

B. Struktur og aftaler

Aftal hvordan I løbende vil sætte fokus på trivsel i jeres lederteam. Det er ikke lige meget, om trivsel er første eller sidste punkt på dagsordenen, eller om det er med på de normale ledermøder eller særskilte møder.

Det er min erfaring, at I løbende må justere frekvens og indhold, så I både rummer dem, der bliver utålmodige og tænker ’for meget rundkreds’, og dem, der har behov for længere tilløb og tid for at åbne op. Men giv det en reel chance før I evaluerer og justerer.

C. En ny kultur

Psykologisk tryghed kommer ikke af sig selv. Er der først én, der er blevet hånet i spøg eller ’straffet’ ved en forfremmelse for at være åben om sine stresssymptomer, så har ingen lyst til at prøve igen.

Øv jer i at anerkende indsatsen, når nogen åbner ærligt op, og slå ned på sarkasme, hån og adfærd, der fremmer det modsatte. Det er godt, hvis jeres øverste leder går forrest og selv tør være sårbar, men lad det ikke blive en hindring, hvis hun ikke gør.
—
På bagkant kan alle som regel se, at det var muligt både at opdage og gøre noget i tide for at undgå en stresssygemeldt kollega. Kontakt mig, hvis du er interesseret i at høre, hvad vi i fællesskab kan gøre for din ledergruppe, så I kan være på forkant.

Grøn zone

Gul zone

Orange zone

Rød zone

Du er faktisk klar over, at der skal ske noget. Nattesøvnen er udfordret, kroppen er begyndt at reagere, og du har formentligt allerede ved flere lejligheder nævnt for din egen leder, at situationen ikke er holdbar. 

Er du meget presset, så vælter frustrationerne måske ud af dig til jeres statusmøder, måske får du bare pippet lidt om, at du har for meget at se til. Uanset vil din leder formentlig både høre og forstå dig, og I konkluderer muligvis, at ”det må der gøres noget ved”. 

Problemet er bare 1: at leder ofte selv er lige så presset og 2: du går tilbage og gør præcist som du plejer, dvs fortsætter med at løse alle opgaverne. Dermed sker der ingenting, og den tilsyneladende fastlåste situation fortsætter og fortsætter. 

Ovenstående er desværre ikke en sjældenhed. Jeg oplever alt for ofte mennesker med ansvar, som har god kontakt til egen krop og styr på prioritering og planlægning, som alligevel kommer i en situation, hvor dét, der kan ændre situationen, er uden for egen kontrol. 

Hvad stiller man så op? 

Jeg har samlet tre gode råd.

Her er tre konkrete råd til, hvad du kan gøre.

Det første du kan gøre, er at undersøge om dine egne antagelser holder vand. Alt for ofte løber vi med et ansvar på en bestemt måde, fordi vi oplever eller har en forventning om ansvarets omfang, eller hvordan opgaverne skal løses. Disse forventninger kan være helt reelle, men det kan også være, at de er underforståede, opfattet mellem linjerne, baseret på ’plejer’ eller dine tolkninger af kulturen. 

Min pointe er, at vi med fordel kan udfordre disse antagelser. 

Jeg har aldrig mødt nogen ledere, der ønskede, at deres medarbejdere skulle arbejde sig syge, men jeg har til gengæld oplevet rigtigt mange situationer, hvor ledere af ledere ikke var særligt tydelige i præcist at afstemme, hvad der blev forventet. 

Start derfor med at få et præcist – og afstemt – overblik over, hvad du forventes at levere, hvornår og i hvilken kvalitet. Måske bliver du målt på at levere udvikling men kan ikke lykkes, fordi du hænger fast i driftsopgaver. Din vigtigste opgave er derfor tydeligt at få afstemt forventninger og prioriteringer.

Her skal du øve dig i at stille spørgsmål og vente på svar. Undgå fælden hvor du straks selv besvarer dine egne spørgsmål.

Fælles for de ledere, jeg oplever i denne situation, er, at de alle er ansvarsfulde og vandt til at løse komplekse udfordringer. De tager med andre ord løbeskoene på, sætter i gang og sørger for på den ene eller anden måde at komme i mål.

Hvis du har forsøgt dig med ovenstående, fortsat oplever at situationen er fastlåst mens kroppen er begyndt at sige fra, så skal du vælge at gøre noget andet, end du plejer. 

Inden du snører løbeskoene, bør du stoppe op og spørge hvilket projekt, du skal lade ligge, hvilken leverance du ikke når i mål med, hvilke af dine medarbejderes MUS samtaler, du skal aflyse. Hvis bægeret er fuldt, så er det fuldt.

Dette føles med garanti både uvant og ubehageligt. Men skal I lykkes med at komme ud af den fastlåste situation, skal I netop gøre noget uvant.

Der må handling til, også selv om handlingen i sidste ende er, at du tager dit gode tøj og går, for uanset hvor spændende eller vigtigt dit arbejde er, så er det ikke vigtigere end dit helbred. 

Dine 10 minutters afstressning

Jeg støder ofte på spørgsmålet: skal man sygemelde eller ej, hvis en medarbejder bliver ramt af stress? Den offentlige debat bærer nærmest præg af et enten-eller spørgsmål, er du for eller i mod?

Grundlæggende afspejler dette en forståelse af stress som enten-eller. Har du stress eller ej? Skal du sygemeldes eller ej? Omend det for forståelsens skyld kan være dejligt med sådanne simplificeringer, bliver vi nødt til at stoppe disse enten-eller betragtninger. 

Stress skal forstås som noget, der optræder i forskellige grader (ofte illustreret ved en stresstrappe, trafiklys eller anden skalaform) og over kortere eller længere tid. 

Hvis man tillader debatten at rumme denne kompleksitet, ja, så giver det nærmest sig selv, at man ikke kan stille spørgsmålet om sygemelding som et enten-eller spørgsmål. 

En voldsom stressbelastning, der kun optræder meget kortvarig skal selvfølgelig ikke medføre en sygemelding – det kan alle være enige i. 

Omvendt vil et regulært stresskollaps, som følge af langvarig belastning, kræve en fuldtidssygemelding. Her er kuren ganske enkelt ro. Dem, der selv har oplevet eller været tæt på én, der har oplevet et kollaps, er ikke i tvivl; man får det ikke bedre af at skulle aktiveres, stille til møder på jobcentret eller gennemføre hyppige telefonsamtaler med arbejdspladsen – det forlænger tværtimod processen. 

Nuancerne, som debatten alt for sjældent levner plads til, er alle de tilfælde, der ligger midt imellem. Her er løsningerne lige så mangfoldige som antallet af medarbejdere. Nedsat arbejdstid, en kortere sygemelding på 1-3 uger med efterfølgende optrapning, en eller flere ugentlige hviledage, fuldtid på 37 timer kombineret med hjemmearbejdsdage eller dage på en stille fokus-arbejdsplads er bare nogle af buddene på mulige løsninger.  

Det vigtige ér:

• • at arbejdsopgaver og arbejdstid tilpasses og afstemmes
  • at der lægges en tydelig plan for hele forløbet, indtil medarbejderen igen er tilbage på fuld styrke 
  • at hele teamet informeres og inddrages, så presset ikke bliver skubbet videre
  • at medarbejderen får professionel hjælp

Det bedste udgangspunkt herfor beror på en professionel vurdering af stressbelastning og -faktorer, og det vil aldrig være en enten-eller vurdering.  

Hvorfor mødes?

Jeg tror endnu ikke, jeg har mødt en leder, der ikke oplever at bruge for meget tid på møder. 

Møder bliver desværre ofte et nødvendigt onde, der foregår parallelt med ’det rigtige’ arbejde. Noget, der spiser for meget tid, inden vi kan komme tilbage til vores plads og blive færdige med arbejdet.

Men møderne skal netop være så udbytterige, at de ER jeres arbejde. Det er her, I udfører og løser den vigtige del af ledelsesopgaven, som I ikke kan løse alene ved skrivebordene. 

Nedenstående har jeg samlet nogle gode råd til at hjælpe jer godt på vej. 

Typer af møder

Som det første bør I overveje, hvilken type møde, der er tale om. 

Alt for ofte ser jeg ”alt godt fra havet” møder, der er en blanding af det hele; opfølgning på drift, brandslukning, ad hoc opståede muligheder eller udfordringer og brainstorming på nye projekter – ofte uden tilstrækkeligt med tid og energi til det sidste.

Patric Lencioni (the Advantage, 2012) anbefaler, at ledermøder deles op i 4 typer af møder (lettere omskrevet):

Ovenstående giver muligvis ikke kortere mødetid, til gengæld kan I sparre rigtigt mange emails. Desuden giver et øget fokus mere effektive møder med klare actions og en tydeligere afstemning, så ingen er i tvivl om, at alle går i samme retning. 

Jeg oplever, at større virksomheder dropper det daglige check-in med et hav af emails og mindre koordinering på tværs til følge. Mindre (ejerledede) virksomheder dropper derimod de strategiske off-site møder og når dermed kun sjældent ud over den daglige drift. 

Forberedelse før mødet

Før mødet

Under mødet

Udpeg en mødeleder, der sørger for, at I overholder tiden og får rundet hvert punkt tydeligt af. 

Jeg holder meget af denne simple proces, der kan bruges til alle diskussionsemner.

Spilleregler for mødet

Det kan være en god idé at aftale yderligere spilleregler for mødet. Jeg har samlet nogle gode råd nedenstående, som I kan lade jer inspirere af.

• Møder starter tidligst 5 min. over hele og/eller slutter senest 5 min. i hel. Så der er tid til at tjekke telefonen, til at gå fra ét møde til det næste, gå på toilet etc.
• Deltagere er der til tiden og møder velforberedte op. Hvis I er ved at udvikle en anden kultur, så aftal at I vil stramme op – også selv om det er direktøren, der kommer for sent. 
• Telefoner bliver i tasken eller uden for mødelokalet (angstprovokerende for nogen men prøv det).
• Al information er tilgængelig før eller under mødet. Hvis nogen begynder at sidde og lede efter information under mødet, er det bedre at skubbe punktet til en anden gang.
• Mødeleder sørger for, at mødet holder sig til dagsordenen, og at tiden overholdes (fx kan ”bordet rundt” tager meget lang tid, hvis ikke der er begrænsning på).
• Aftal evt. en sjov sanktion, hvis nogen bryder med reglerne, fx at man rejser sig og synger en sang på mødet, at man giver kage el. lign til de andres afdelinger (ikke bare til ledermødet), eller at I fører synlig log på en tavle over hvem, der overholder reglerne. 

Det vigtigste er, at I sammen bliver enige om, hvordan jeres møder skal afvikles, så I kan hjælpe hinanden med at overholde det.

Opfølgning efter mødet

Hvordan I følger op, afhænger meget af indholdet, men hvis I har truffet en beslutning og aftalt, hvem der gør hvad, er det vigtigt, at I følger op. 

Hvis ikke opfølgning er nødvendig, har I måske fat i et område, der slet ikke er nødvendig at bruge tid på i jeres møder. 😉

God fornøjelse og lad mig gerne vide, hvordan det går.

Mange hilsener

Krestina

5 skarpe til at styre uden om stress

Du havde sikkert en fyldt hverdag inden coronanedlukningen satte ind igen. Nu kom der en hjemmeskole oven i, og forsøger du at klare begge dele i samme grad som tidligere, vil du løbe panden mod en mur. Tidskabalen går ganske enkelt ikke op. 

Der skal skæres, men hvor og hvordan? Skolen kommer med deres krav, og fra arbejdet er opgaverne ikke blevet færre. Måske tvivler du også på om det er dig selv, den er gal med, for alle dine kolleger ”kan jo godt klare den”.

Fat mod. Ingen, som i absolut ingen, får gavn af, at du bliver kørt ned med stress. Derfor er det aller bedste du kan gøre – og der hvor du skal starte – at tage ansvar for dig selv i lige præcist dén situation, som du står i hjemme hos dig. 

Hjemmeskolen sætter rammen for dit arbejdsliv

Har du børn i indskolingen og måske også mellemtrinnet så er det – uanset hvor dygtige de er – utopisk at forvente, at de ikke har brug for en voksen i løbet af skoledagen. Børn spørger, afbryder og er som regel rigtigt dårligt til at vente den evighed, det tager for mor eller far at gøre sin opgave færdig. 

I stedet for at blive frustreret og utålmodig over, at du ikke har dén uforstyrrede arbejdstid, som du har behov for, kan du lige så godt tage tyren ved hornene og acceptere, at hjemmeskolen sætter rammerne for de voksnes arbejdsliv.

Planlæg dit barns skoledag én gang i døgnet. ”Ja, men der kommer beskeder fire forskellige steder i Aula på alle tider af døgnet”, tænker du måske. I så fald vil jeg anbefale dig, at skrive til dit barns lærer og venligt gøre opmærksom på, hvordan situationen er hjemme hos jer, og hvad du har mulighed for. Husk på at dit barns lærer har 20-27 forældrepar, der er i vidt forskellige situationer. Han/hun er også bare i gang med at få situationen til at fungere og vil måske oven i købet blive glad for feedback fra dig.

Er du flasket op med, at alle opgaver skal laves og gerne så perfekt som muligt, så er det nu, du har en god mulighed for at øve dig i at vise dine børn, at en stræben efter det perfekte ofte har for store omkostninger. Det er ok, hvis du ikke lige får lavet falafler med dit barn i madlavning, og det er ok, hvis I ikke får talt alle vejskiltene på jeres gade. 

Det er dit/jeres forældreansvar, at prioritere kravene fra skolen lige nu, så det hænger sammen for jer alle sammen. Det er bedre for både dine børn og dig at lukke ned for nogle af opgaverne, end at lukke stress ind i jeres hjem. 

Der er ingen vej uden om at involvere din leder

Ovenstående betyder, at du ikke kan få den samme effektive arbejdstid, som du plejer.

Er I to voksne hjemme, kan I måske fordele arbejdstiden imellem jer. Er du alene om at hjemmeundervise, kan du måske flytte nogle af timerne til senere på døgnet, og nogle opgaver kan måske godt løses selv om lille Gustav sidder ved siden af. Men uanset hvordan du vrider og drejer din arbejdstid, vil du formentlig ikke kunne finde de samme timer til dit arbejde, som du havde uden en hjemmeskole. 

Det bliver du nødt til at vende med din leder.

Hvis du har opgaver til 8 timer pr. dag og reelt kun kan finde 5 effektive timer, så afstem forventningerne til dine opgaver med din leder. Du kan godt udvise fleksibilitet, men lad være med at tilrettelægge en arbejdsuge, der konsekvent inkluderer weekender og aftener – det er nedlukningsperioden for lang til. 

Efter min erfaring vil de fleste ledere faktisk gerne tilpasse arbejdsmængden til den enkelte, men det kræver, at man tydeligt får gjort opmærksom på sin situation, og det kan være svært. 

Her skal du huske, at du og dine kolleger ikke er i samme båd. Nogle har ingen skolebørn hjemme, nogle har hjælp fra bedsteforældre eller en partner, der tager sig af dem, og andre har måske helt selvkørende børn.  Det er deres situation. Du skal tage ansvar for din situation, og går tidskabalen ikke op, så er der ingen vej uden om en (hyppig) dialog med din leder om dine opgaver. 

Sæt arbejdet i en ramme og luk ned, når du lukker ned

Arbejd, der hvor du lever, så du ikke kommer til at leve, dér, hvor du arbejder.

Hvis din arbejdsstation står fremme i stuen eller køkkenet, så er det meget nemt liiiige at sende en mail eller skrive videre på sit arbejde i løbet af aftenen – sikkert fordi dagen ikke var effektiv nok.

Men det går ud over nærværet med familien, og arbejdet kommer let til at flyde ind i hele døgnet. 

Har du ikke et kontor, som du kan lukke døren til, når du har fri, så pak din computer og dine arbejdsting sammen og gerne helt væk fra stue og køkken – også selv om det skal bruges igen dagen efter. 

Det kan godt være, at du tjekker ind og ud af dit arbejde flere gange i løbet af dagen, men luk ned for din arbejdsdag, når du lukker ned. 

Markér gerne overgangen med et lille ritual; fx ved at skrive en liste til dagen efter, oprydning af arbejdspladsen, fysiske øvelser, dybe vejrtrækninger, en kort gåtur eller andet, som du kan gentage hver dag. Det vil hjælpe dig til også at lukke mentalt ned, når du har fri. Hvis der dukker tanker og opgaver op efter du har lukket ned, så skriv dem ned på en blok til dagen efter. (Heldigvis er computeren jo pakket godt væk). 

Rollefordelingen i hjemmet skal til revision

Hjemmeskolen er en tidskrævende ekstra opgave i dagligdagen. Derfor skal den øvrige arbejdsfordeling i hjemmet formentligt ændres. Er det normalt dig, der handler ind/laver mad/gør rent etc., så skal det ansvar måske flyttes til din partner, hvis du har eneansvaret for hjemmeskolen, eller det skal uddelegeres.

Køb evt. måltidskasser eller faste take-away dage (så støtter du også de lokale restauranter). Det koster mere i en periode, men det er en ekstraordinær situation, der kræver noget ekstra af alle. Køb dig til den hjælp, du kan.

Er du så privilegeret, at du har du mulighed for at trække på bedsteforældre eller andre i jeres corona-bobl, så er det her, de skal i spil. En, to, tre eller bare en halv dag fast om ugen vil være en hjælp. Kan de ikke hjælpe med at undervise og passe børnene, så kan de måske komme med frokost eller aftensmad, eller gøre rent en lørdag, hvor I går en tur. 

Mulighederne er mange og det hele vil lette i en presset hverdag.

Vend vanerne på hovedet, så du får ladet op

Situationen trækker mange veksler, men den giver også nogle nye muligheder.

Tillader du fx dig selv at gå eller løbe en tur midt på dagen, hvor det er lyst og solen skinner? Eller at bruge din normale transporttid på at slumre på sofaen eller sove lidt længere?

Selv om der er mulighed for noget andet, tilrettelægger vi i høj grad hverdagen efter de samme mønstre, som vi fulgte før pandemien. Prøv i stedet at udnytte den uvante situation til at gøre uvante ting – dem der kan give dig energi i løbet af dagen. Det kan fx være en kort nøglesøvn, 10 min yogapause, 10 min høj puls træning, 10 min udetid. Mulighederne er mange og Youtube og Appstore er fyldt med guides.

Det vigtigste er, at du finder ud af, hvad der giver dig energi. Alt for ofte er det nemlig lige præcist dét, der lader os op, som vi skærer fra, når vi bliver pressede. Men det er en skør prioritering, for jo mere energi og overskud, du har, desto mere har du at give af til andre, til arbejdet og til hjemmeskolen.

Det første skridt er altid det sværeste…

..Men det bliver nemmere, hvis du tillader dig at være helt ærlig over for dig selv.
Går tidskabalen bare ikke op, og er du langsomt i gang med at dræne dig selv for ressourcer, så acceptér det og tag affære.
Når du får kontaktet skolen, afstemt forventningerne med din leder, set på hvor du kan hente eller købe dig til hjælp og får sat dit arbejde i en ramme, der giver plads til dét, der lader netop dine batterier op, så er du godt i gang med at skabe en hverdag, hvor du kan styre uden om stress igennem en krævende periode i livet.

Dit liv er dit ansvar – pas godt på det.